03 — E Mail und Angebote
E Mail und Angebotsautomatisierung für KMU in Wien und Österreich
Eingehende Anfragen werden gelesen, kategorisiert und in einen Erstentwurf für Ihr Angebot überführt. Ihr Vertrieb prüft, ergänzt und sendet. Ziel ist eine kürzere Bearbeitungszeit pro Anfrage. Welcher Effekt in Ihrem Betrieb realistisch ist, schätzen wir vorab gemeinsam ab.
Ausgangslage
Der Posteingang ist der teuerste Prozessschritt im Vertrieb.
Anfragen in vielen Kanälen
Kunden schreiben an office, sales, an persönliche Adressen, über Kontaktformulare und WhatsApp. Niemand hat eine vollständige Sicht.
Reaktionszeit als Kaufkriterium
Wer spät antwortet, verliert Interessenten an den schnelleren Wettbewerb. Wie stark das wirkt, hängt von Branche und Anfragetyp ab.
Angebote per Copy Paste
Wenn Preise aus alten Angeboten übernommen werden, müssen Positionen, Rabatte und Konditionen vor dem Versand geprüft werden.
Was wir bauen
Triage, Extraktion, Angebotsentwurf, Nachfass.
Welche vorhandenen Systeme, Schnittstellen und Verarbeitungsorte geeignet sind, prüfen und vereinbaren wir gemeinsam. Die fachliche Kontrolle bleibt bei Ihrem Team.
Pilot
Ein Anfragetyp als abgegrenzter Anfang.
Für einen gemeinsam gewählten Anfragetyp können zunächst Klassifikation und Informationsentnahme erprobt werden. Ein möglicher Entwurf wird erst nach menschlicher Prüfung freigegeben. Umfang, Schnittstellen, Aufwand und Kosten vereinbaren wir erst nach Prüfung.
Als Pilotumfang vereinbar: Prozessaufnahme, getesteter Prototyp, dokumentierte Regeln und Ausnahmen sowie gemeinsam gewählte Messgrößen. Keine bestehenden Kundenresultate oder garantierten Wirkungen.
Ablauf ausprobieren
Ablauf-Demonstration mit fiktiven Beispieldaten. Regelbasiert, keine Live-KI und keine Kundenreferenz.
- Kategorie
- Produktanfrage
- Erkannte Angaben
- Produkt: Bürostühle; Menge: 12
- Fehlende Angaben
- Modell, Lieferadresse, gewünschter Termin
- Nächster Schritt
- Manuelle Prüfung und Freigabe erforderlich; kein automatischer Versand.
Mögliche Ziele
Woran wir den Erfolg gemeinsam messen.
Bearbeitungszeit
Wie lange die manuelle Bearbeitung einer Anfrage heute dauert und wie sich das nach der Umsetzung entwickelt.
Reaktionszeit
Wie schnell ein prüffähiger Angebotsentwurf nach Anfrageeingang vorliegt.
Nachfassquote
Wie viele Angebote strukturiert nachgefasst werden statt unbeantwortet liegen zu bleiben.
Die Ausgangswerte erheben wir vor der Umsetzung in Ihrem Betrieb. Wir nennen vorab keine garantierten Ergebnisse.
Integrationen
Wir setzen dort auf, wo Ihre Daten heute liegen.
Bestehende CRM, ERP, Buchhaltungs und Mailsysteme können nach technischer Prüfung angebunden werden, sofern eine geeignete Schnittstelle oder ein Export vorhanden ist. Welche Systeme in Ihrem Fall sinnvoll und mit welchem Aufwand anbindbar sind, klären wir in der Erstanalyse.
Nächster Schritt
30 Minuten Analyse Ihres Posteingangs.
Gemeinsam prüfen wir anhand geeigneter Beispiele, welche Schritte sich für einen Pilot eignen. Eine Einschätzung zu Aufwand und möglichen Effekten erfolgt erst danach.