Anwendungsfall
In vielen B2B Betrieben kommt der Auftrag nicht über einen Shop, sondern als PDF, als Fließtext im Mail oder als Tabelle im Anhang. Die Auftragserfassung tippt dann ab, was der Kunde ohnehin schon geschrieben hat.
Ablauf
Heute noch manuell
Danach automatisiert
Wiederkehrende Bestellung
Bekannte Artikel, bekannte Konditionen. Meist vollständig vorbereitet.
Neue Artikelnummer
Keine Zuordnung möglich. Position wird zur Prüfung markiert.
Preisabweichung
Kunde nennt einen anderen Preis als hinterlegt. Freigabe erforderlich.
Teilmenge
Menge weicht von Verpackungseinheit ab. Vorschlag mit Hinweis an die Erfassung.
Wunschtermin
Liefertermin wird erkannt und gegen die Planung geprüft.
Rahmenabruf
Abruf aus bestehender Vereinbarung wird dem Rahmenauftrag zugeordnet.
Überall dort, wo viele gleichartige Bestellungen mit vielen Positionen eintreffen, ist der Aufwand pro Auftrag konstant hoch. Auch technische Betriebe mit Ersatzteilbestellungen profitieren, weil dort die Artikelzuordnung besonders fehleranfällig ist.
Nicht das Auslesen ist die Kunst, sondern das Erkennen von Punkten, die nicht passen. Genau diese Fälle bekommt Ihr Team gebündelt und begründet vorgelegt, statt sie in jedem Dokument selbst suchen zu müssen.
Der Auftrag wird vorbereitet, nicht stillschweigend gebucht. Erst nach Prüfung geht er in den regulären Ablauf. Bei stabilen Fällen lässt sich diese Prüfung später gezielt reduzieren.
Digital erzeugte PDF Dateien sind unproblematisch. Bei Scans hängt das Ergebnis von der Qualität ab. Wir testen das vorab mit Ihren echten Dokumenten, bevor über den Umfang entschieden wird.
Systeme
Welche Anbindung sinnvoll ist, hängt von Ihrer Umgebung ab. Wir prüfen vorab, ob eine API, ein Export oder ein Postfachzugriff der stabilere Weg ist.
Automatisierung aus Wien
DIMAS Technologies GmbH sitzt im Gewerbepark Stadlau im 22. Bezirk. Wir betreuen Unternehmen in Wien und in ganz Österreich.
Sie schildern den Ablauf, wir sagen offen, was sich automatisieren lässt, was besser manuell bleibt und in welcher Reihenfolge das sinnvoll ist.
