Anwendungsfall
Sammelpostfächer wie office@ oder verkauf@ enthalten alles gleichzeitig: Anfragen, Bestellungen, Rechnungen, Reklamationen und Werbung. Wer sie sichtet, arbeitet nicht am Kunden. Wir legen eine Logik darüber, die jede Nachricht einordnet, bevor ein Mensch sie sieht.
Ablauf
Heute noch manuell
Danach automatisiert
Anfrage
Interesse an Produkt oder Leistung. Geht an den Vertrieb, offene Angaben werden markiert.
Bestellung
Konkreter Auftrag mit Artikeln und Mengen. Weiterleitung in die Auftragserfassung.
Rechnung
Eingangsrechnung als Anhang. Übergabe in den Rechnungsablauf statt in den Vertrieb.
Reklamation
Beschwerde oder Mangel. Höhere Priorität und Sichtbarkeit für die Leitung.
Termin
Terminwunsch oder Absage. Abgleich mit Kalender und Zuständigkeit.
Lieferantenmail
Bestätigungen, Verzögerungen, Preisänderungen. Zuordnung zum Einkauf.
Klassifiziert wird die Absicht der Nachricht, nicht der Kunde als Person. Kategorien legen wir gemeinsam mit Ihrem Team fest, weil sich die Begriffe je nach Branche unterscheiden. Nachrichten, bei denen die Einordnung unsicher ist, landen bewusst in einer Prüfliste statt in der falschen Kategorie.
Dringlichkeit ergibt sich aus Kriterien, die Sie kennen: Kundengruppe, Vertrag, Stichwörter, Fristen oder Betrag. Diese Regeln sind lesbar hinterlegt und lassen sich ändern, ohne dass ein neues Projekt nötig wird.
Wir klären vor der Umsetzung, welche Inhalte verarbeitet werden, wo die Verarbeitung stattfindet und wie lange Daten aufbewahrt werden. Verarbeitung innerhalb der EU ist möglich, ebenso ein Betrieb in Ihrer eigenen Umgebung.
Wir starten meist im Mitlesemodus: Das System schlägt Kategorie und Zuständigkeit vor, entscheidet aber noch nicht. Erst wenn die Vorschläge im Alltag verlässlich sind, wird die automatische Zuweisung aktiviert.
Systeme
Welche Anbindung sinnvoll ist, hängt von Ihrer Umgebung ab. Wir prüfen vorab, ob eine API, ein Export oder ein Postfachzugriff der stabilere Weg ist.
Automatisierung aus Wien
DIMAS Technologies GmbH sitzt im Gewerbepark Stadlau im 22. Bezirk. Wir betreuen Unternehmen in Wien und in ganz Österreich.
Sie schildern den Ablauf, wir sagen offen, was sich automatisieren lässt, was besser manuell bleibt und in welcher Reihenfolge das sinnvoll ist.
