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Erreichbarkeit nach Vereinbarung

02 — Prozesse und Workflows

Wenn Aufgaben sich von selbst zur richtigen Person bewegen.

Workflowautomatisierung heißt bei uns nicht „neues Tool kaufen“. Wir verbinden, was bei Ihnen schon läuft, und legen darüber eine klare Logik. Wer macht was, in welcher Reihenfolge, mit welcher Eskalation, wenn etwas hängen bleibt.

▸  Anfrage trifft ein
   │
   ├── Vollständig?
   │     ├── ja  → Tag: ready
   │     └── nein → Rückfrage an Kunde
   │                (Wartet bis 48h, dann Erinnerung)
   │
   ├── Wert > 5.000 EUR?
   │     ├── ja  → Freigabe Geschäftsleitung
   │     └── nein → direkt an Vertrieb
   │
   └── 24h ohne Bewegung
         └── Eskalation an Teamlead

A — Was wir konkret bauen

Vier wiederkehrende Bausteine, individuell zusammengesetzt

Routing

Aufgaben gehen automatisch an die Person mit Zuständigkeit. Inklusive Vertretungsregel im Urlaub.

Freigabeketten

Mehrstufige Freigaben mit Kommentar, Audit Trail und automatischer Weiterleitung nach Frist.

Eskalationen

Wenn nichts passiert, geht eine Erinnerung raus. Wenn weiter nichts passiert, eskaliert es eine Stufe höher.

Status und Sicht

Alle Beteiligten sehen, wo etwas steht, ohne nachzufragen. Inklusive Reporting an Leitung.

B — Beispiel aus der Praxis

Freigabeprozess für Investitionen über 2.500 Euro

Ein Produktionsbetrieb mit rund 60 Mitarbeitenden. Beschaffungen wurden bisher per E Mail an den Geschäftsführer geschickt. Im Schnitt blieben 14 Anfragen pro Woche länger als drei Tage unbeantwortet liegen.

Vorher
Anfragen per E Mail, Status nicht sichtbar, kein Audit Trail.
Konzept
Formular im Intranet, automatische Zuweisung nach Kostenstelle, Vertretung definiert.
Logik
Bis 1.000 EUR direkt durch Teamlead. 1.000 bis 5.000 EUR durch Bereichsleitung. Über 5.000 EUR durch Geschäftsleitung mit Pflichtkommentar.
Eskalation
Nach 48 Stunden Erinnerung, nach 96 Stunden Eskalation an die nächsthöhere Stufe inklusive CC.
Effekt
Durchschnittliche Freigabezeit von 3,2 Tagen auf 11 Stunden, kein Rückstau mehr im Posteingang der Geschäftsleitung.

C — Integration

Wir lösen Ihre Tools nicht ab. Wir machen sie sprechfähig.

Häufig integrierte Systeme

  • — Microsoft 365, Outlook, Teams, SharePoint
  • — BMD, RZL, DATEV (über Schnittstellen)
  • — ERP wie WinLine, Sage, Microsoft Dynamics
  • — CRM wie HubSpot, Pipedrive, Eigenentwicklungen

Plattformen, die wir nutzen

  • — n8n für komplexe Logik mit Self Hosting
  • — Make für schnelle Standardfälle
  • — Eigene API Schicht, wo Plattformen nicht reichen
  • — EU Hosting auf Wunsch verpflichtend
Vergleich Make, n8n und Zapier

Nächster Schritt

Beschreiben Sie uns einen Prozess, der heute hakt.

Konkret dazu: Freigaben automatisieren oder alle Anwendungsfälle ansehen.

Prozess analysieren lassen