automatisierung.at — Wien
Wir automatisieren E-Mails, Angebote, Rechnungen und wiederkehrende Büroprozesse – ohne Ihre bestehende Software ersetzen zu müssen.
Beschreiben Sie den Ablauf kurz per Text oder Sprachnachricht. Keine vertraulichen Kundendaten senden.
Ein typisches Anfrage-Routing. Vom Posteingang über die KI Voranalyse bis zur Aufgabe im richtigen Team.
Die wichtigsten Engpässe
Wir starten mit einem klaren Büroablauf: Eingang sortieren, Angaben aufbereiten, zur menschlichen Freigabe übergeben.
Sechs Kernlösungen
Ein konkretes Problem, ein begrenzter Ablauf. Verbindliche Entscheidungen bleiben bei Ihrem Team.
Ein voller Posteingang kostet Überblick. Anfragen werden nach Anliegen sortiert und Antworten vorbereitet; Ihr Team prüft und gibt sie frei.
Ablauf und Voraussetzungen Kostenlosen Prozess-Check startenAus der Anfrage entsteht ein Entwurf mit Positionen, Preisen und Kundendaten. Freigabe und Versand bleiben bei Ihrem Vertrieb.
Ablauf und Voraussetzungen Kostenlosen Prozess-Check startenRechnungsdaten werden oft abgetippt. Eine Automatisierung liest die Angaben aus und bereitet sie für Ihre Buchhaltung vor. Abweichungen prüft eine Person.
Ablauf und Voraussetzungen Kostenlosen Prozess-Check startenAnfragen kommen auch außerhalb der Bürozeiten. Ein abgestimmter Ablauf sammelt Anliegen und offene Fragen; Beratung und Entscheidungen bleiben beim Team.
Ablauf und Voraussetzungen Kostenlosen Prozess-Check startenAnhänge und Bestellungen müssen nicht immer einzeln übertragen werden. Angaben können ausgelesen, mit Stammdaten verglichen und zur Prüfung bereitgestellt werden.
Ablauf und Voraussetzungen Kostenlosen Prozess-Check startenRückfragen und Freigaben wandern zwischen Postfächern. Ein gemeinsamer Ablauf ordnet Aufgaben zu und macht den Bearbeitungsstand sichtbar.
Ablauf und Voraussetzungen Kostenlosen Prozess-Check startenDrei Branchenbeispiele
Mandantenpost und Belegvorbereitung
Post nach Mandant und Anliegen vorsortieren, Belegdaten auslesen, fehlende Angaben markieren und eine Importdatei vorbereiten.
Menschlich bleibt: Unleserliche Belege, steuerliche Bewertung und Buchungsfreigabe bleiben beim Fachteam. Kein Ersatz für Rechts- oder Steuerberatung.
Ablauf und Grenzen ansehenKostenlosen Prozess-Check startenAngebotsanfragen und Regieberichte
Anfragen einem Projekt zuordnen, benötigte Angaben sammeln und einen Angebotsentwurf aus gepflegten Vorlagen vorbereiten.
Menschlich bleibt: Mengen, Preise, Vertragsbedingungen und Versand prüft Ihr Team. Baustellensicherheit und technische Abnahmen werden nicht automatisiert.
Ablauf und Grenzen ansehenKostenlosen Prozess-Check startenMieteranfragen und Reparaturmeldungen
Objekt und Anliegen erkennen, Rückfragen vorbereiten und die Meldung mit Status an das zuständige Team übergeben.
Menschlich bleibt: Erfassung außerhalb der Bürozeiten ist keine Notfallbetreuung. Dringlichkeit, Handwerkerbeauftragung und mietrechtliche Entscheidungen bleiben menschlich.
Ablauf und Grenzen ansehenKostenlosen Prozess-Check startenAlle sechs Branchen mit Technik, Grenzen und Hilfen · Mögliche Pilotabläufe, keine Kundenreferenzen.
Datenschutz, Datenminimierung und menschliche Kontrolle gehören vor dem Pilot geklärt. DSGVO und AI Act: Orientierung — keine Rechtsberatung.
Je nach Projekt können Förderprogramme wie KMU.DIGITAL relevant sein. Förderfähigkeit muss individuell geprüft werden.
Ihr Automatisierungspotenzial
Schätzen Sie den heutigen Aufwand und den Anteil, den eine Automatisierung übernehmen könnte.
Potenzial · Modellrechnung
Heutiger Aufwand: 60 h / Monat
Öffnet WhatsApp mit Ihren Rechnerannahmen und der Modellrechnung. Sie prüfen die Nachricht vor dem Senden.
Modellrechnung mit Ihren Annahmen, ohne Implementierungs- und Betriebskosten. Keine garantierte Einsparung und keine automatisch realisierte Personalkostensenkung. Frei werdende Zeit kann Ihr Team für andere Aufgaben nutzen. Machbarkeit und tatsächlicher Nutzen werden individuell geprüft.
Vom Check zum Pilot
Sie beschreiben den Engpass. Wir klären Daten, Aufwand und was menschlich bleiben muss.
Wir prüfen Schnittstellen und vereinbaren Umfang und Kosten. Entwürfe gehen zuerst zur Freigabe.
Bearbeitungszeit und Korrekturen vergleichen, Ablauf dokumentieren und Betrieb gemeinsam abstimmen.
Anonymisiertes Praxisbeispiel aus Wien
Ein Wiener KMU hat die Erfassung und Zuordnung eingehender Belege umgestellt. Das Unternehmen bleibt anonym; die folgenden Angaben wurden vom Projektverantwortlichen Alessandro Dimas bestätigt und zur Veröffentlichung freigegeben.
120 Eingangsbelege im Monat wurden händisch abgetippt und zugeordnet. Angegebener Aufwand: 14 Stunden monatlich.
Die Automatisierung übernimmt Extraktion und Zuordnung. Für die reine menschliche Sichtprüfung werden 1,5 Stunden im Monat angegeben. Laut Projektangaben wurde die Fehlerquote halbiert.
Quelle: Angaben des Projektverantwortlichen, nicht unabhängig geprüft. Die 1,5 Stunden beziehen sich nur auf die Sichtprüfung, nicht auf Einrichtung, Wartung oder sämtliche Büroarbeiten. Messzeitraum und absolute Fehlerzahlen liegen hier nicht vor. Ein einzelner Projektablauf ist keine Zusage vergleichbarer Ergebnisse.
Das Problem war das manuelle Abtippen und Zuordnen der Eingangsbelege. Extraktion und Zuweisung wurden automatisiert; die menschliche Sichtprüfung blieb erhalten. Ein darüber hinausgehender Freigabeablauf ist nicht dokumentiert.
Verglichen werden die vom Projektverantwortlichen angegebenen monatlichen Aufwände. Messzeitraum, Erhebungsverfahren und absolute Fehlerzahlen sind nicht verfügbar; daher lässt sich die Halbierung der Fehlerquote hier nicht unabhängig nachrechnen.
Kurz beantwortet
Mehr Antworten und ein direkter Kontaktweg auf der Seite Kontakt und FAQ.
Büroautomatisierung verbindet wiederkehrende Aufgaben wie E-Mail-Zuordnung, Datenerfassung und Freigaben zu einem nachvollziehbaren Ablauf. KI kann Texte und Dokumente aufbereiten; Regeln und menschliche Prüfung begrenzen ihren Einsatz. Es geht um Büroprozesse, nicht um Maschinensteuerung oder Industrieautomation.
KI kann E-Mails vorsortieren, Antwort- und Angebotsentwürfe vorbereiten sowie Angaben aus Rechnungen oder Bestellungen erfassen. Preise, Buchungen und verbindliche Antworten prüft Ihr Team. Welche Schritte geeignet sind, hängt von Datenqualität und Schnittstellen ab.
Das ist unser Ansatz: Wir prüfen vorhandene APIs, Importformate, E-Mail-Zugänge und Dateiablagen, statt Ihre Software pauschal zu ersetzen. Eine Anbindung setzt geeignete Zugänge, Lizenzen und Berechtigungen voraus. Ohne bestätigte Schnittstelle versprechen wir keine Direktintegration.
Der Prozess-Check ist kostenlos. Für einen abgegrenzten Pilot prüfen wir zuerst Ablauf, Daten, Schnittstellen und Freigaben; Umfang, Aufwand und Kosten vereinbaren wir anschließend. Der Rechner zeigt nur einen potenziellen Gegenwert, keine garantierte Einsparung.
Nur Daten mit geklärtem Zweck, geeigneter Rechtsgrundlage und notwendigen Zugriffsrechten gehören in den Ablauf. Auftragsverarbeitung, Drittlandtransfers und die Einordnung nach dem AI Act sind vor dem Einsatz zu prüfen. Vertrauliche Kundendaten gehören nicht in einen WhatsApp-Schnellcheck; diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.
