Anwendungsfall
Anfragen kommen selten über einen Weg. Ein Teil landet im Formular, ein Teil im persönlichen Postfach, ein Teil als Notiz nach einem Telefonat. Genau dort entstehen die Fälle, an die sich später niemand erinnert.
Ablauf
Heute noch manuell
Danach automatisiert
Website und Formular
Strukturierte Felder, direkte Übernahme, sofortige Eingangsbestätigung.
E Mail
Freitext, der klassifiziert und auf fehlende Angaben geprüft wird.
Telefonnotiz
Kurze Erfassung durch das Team, danach derselbe Ablauf wie bei allen Kanälen.
Bestandskunde
Vorgang wird an die bekannte Betreuung mit vorhandener Historie übergeben.
Neukunde
Datensatz wird vorbereitet, Qualifizierung erfolgt durch den Vertrieb.
Optional später
Ein zusätzlicher Kanal wie WhatsApp Business lässt sich anschließen, wenn der Kern läuft.
Das ist der eigentliche Nutzen. Jeder Vorgang ist im System sichtbar, hat eine zuständige Person und einen Status. Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel führen nicht mehr dazu, dass Anfragen verschwinden.
Wir definieren pro Thema wenige Pflichtangaben. Fehlt etwas, entsteht ein vorbereiteter Rückfragetext. Der Kunde bekommt eine konkrete Frage statt eines Formulars mit zwanzig Feldern.
Sobald alle Kanäle in einem Ablauf zusammenlaufen, sehen Sie erstmals belastbar, wie viele Anfragen eingehen und wie lange die erste Reaktion dauert. Diese Zahlen sind die Grundlage für weitere Schritte.
Die inhaltliche Beratung. Automatisiert wird die Erfassung, Zuordnung und Nachverfolgung, nicht das Gespräch mit dem Kunden.
Systeme
Welche Anbindung sinnvoll ist, hängt von Ihrer Umgebung ab. Wir prüfen vorab, ob eine API, ein Export oder ein Postfachzugriff der stabilere Weg ist.
Automatisierung aus Wien
DIMAS Technologies GmbH sitzt im Gewerbepark Stadlau im 22. Bezirk. Wir betreuen Unternehmen in Wien und in ganz Österreich.
Sie schildern den Ablauf, wir sagen offen, was sich automatisieren lässt, was besser manuell bleibt und in welcher Reihenfolge das sinnvoll ist.
